北语13春《人际交往与沟通艺术》导学资料
北语13春《人际交往与沟通艺术》导学资料三（从第四章——第五章）
第四章 通联礼仪
人所共知，现代社会乃是一个信息的社会。对于广大商界人士而言，信息就是资源，信息就是财富，信息就是生命，所以大家不约而同地对信息重视有加。目前，多种多样的现代化通联工具层出不穷。它们的出现，为商界人士获取信息、传递信息、利用信息，提供了越来越多的选择。
通联，一般有其特定的含义。它是指人们利用一定的电讯设备，来进行信息的传递。被传递的信息，既可以是文字、符号，也可以是表格、图像。在日常生活里，商界人士接触最多的通联手段，当今主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电子邮件，等等。通联礼仪，通常即指在利用上述各种通联手段时，所应遵守的礼仪规范。
考虑到商界人士的实际需求，以下将着重介绍一下而今应用最多、最广的电话、手机、寻呼机、传真机以及电子邮件的基本礼仪。
在所有电子通联手段中，电话出现得最早。迄今为止，它也是使用最广的。因此，电话礼仪是商界人士所要掌握的重点。对于商界人士来讲，电话不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的寻常工具，而且也是商务人员所在单位或个人的形象的一个载体。在商务交往中，普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。所谓电话形象，即人们在通电话的整个过程之中的语言、声调、内容、表情、态度、时间感等等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。正是因为电话形象在现代社会中无处不在，而商务交往又与电话“难解难分”，因此凡是重视维护自身形象的单位，无不对电话的使用给予了高度的关注。
与日常会话和书信联络相比，接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点。所谓即时性、经常性、简捷性、双向性都不难理解，而所谓礼仪性却不能够不为之“正名”。
电话的礼仪性特点，直接与前面提到过的“电话形象”密切相关。它是指不论是打电话还是接电话，都必须以礼待人，克己而敬人。假如不注意在使用电话的过程中讲究礼貌，先敬于人，无形之中将会使自己的人际关系受到损害。
使用电话通联，有主动地拨打电话与被动地接听电话之别。从礼仪方面来讲，拨打电话与接听电话时有着各自不同的标准作法。以下，就分别对其加以介绍。
在商务交往中，需要商务人员“先发制人”，首先打电话给别人的情况极多。当商务人员准备拨打电话时，率先考虑的问题共有三个。
问题之一，是这个电话该不该打。需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等等时候，都有必要利用一下电话。而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话，则最好不要打。即使非常地想打电话聊聊天，也要两厢情愿，要先征得对方首肯，并选择适当的时间。不要在单位打私人电话。在公用电话亭“目空一切”地“煲电话粥”，也是做人极不自觉地表现。
问题之二，是这个电话应当何时去打。有关公务的电话，应当公事公办，最好在上班时打。双方约定的通话时间，轻易不要更动。要想使通话效果好一些，使之不至于受到对方繁忙或疲劳的影响，则通话应选择在周一至周五，而不应是在周末。也不要在对方刚上班、快下班、午休或快吃午饭时，不识时务地把电话打过去。因紧急事宜打电话到别人家里去，通话之初先要为此说声“对不起”，而且尽量不要在对方用餐、睡觉、过节、度周末时这样做。与外商通电话时，须顾及对方在作息时间上的特点。打电话去海外，还应考虑到此地与彼地的时差。
问题之三，是这个电话的内容应当如何准备。电话被称为“无形造访的不速之客”。在很多情况下，它都有可能“出其不意”地打搅别人的正常工作或生活。因此，打电话的人务必要有一个明确的指导思想，除非万不得已，每次打电话的时间不应超过三分钟。在国外，这叫做“通话三分钟原则”，已为商界所广泛遵守。有鉴于此，商界人士在打电话前，为节省时间，一定要“去粗取精”，条理清晰地预备好提纲。届时，应根据腹稿或文字稿来直截了当地通话。若拨通电话时对方正忙，则不应强人所难，非“一气呵成”不可。可以约一个时间，过一会儿再打。此外，与不熟悉的单位或个人联络，对对方的名字与电话号码应当弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因为搞错而浪费时间。
在打电话时，对一个人的电话形象影响最大的，当首推他自己的语言与声调。从总体上来讲，它应当简捷、明了、文明、礼貌。
在通话时，声音应当清晰而柔和，吐字应当准确，句子应当简短，语速应当适中，语气应当亲切、和谐、自然。不要在打电话时为自己的情绪所左右，要么亢奋激动，一上来就“力拔山兮气盖世”，像一位草莽英雄一般地大声吼叫，震耳欲聋；要么情绪低沉，断断续续，小声小气地如同“耳语”或“哀怨”一样，让对方干着急也听不清楚。
有一点务请注意，打电话时最好双手持握活筒。讲话时，嘴部与话筒之间应保持三厘米左右的距离。这样的话，就不会使对方接听电话时，因话音过高或过低而感到“难过”了。
打电话时所使用的语言，应当礼貌而谦恭。应尽快地用三言两语把要说的事情讲完，不要罗唆来罗唆去，连自己都不明白“刚才说到哪儿了，”从而浪费别人的时间。若非事关重大的时间、数据，一般没有必要再三去复述已经讲过的话。
打电话时，每个人开口所讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎。如果电话接通后，自己所说的头一句话是“喂，喂”或“西海公司么”、“小丁在不在”，则既不礼貌，也不规范。
打电话时所用的规范的“前言”有两种。第一种适用于正式的商务交往中，要求礼貌用语与双方的单位、职衔、姓名“一同道来”。其标准的“模式”是：
“您好!我是省化工进出口公司营销部副经理王琳琳，我要找西华市化工进出口分公司经理高杰先生，或者是副经理杨晓春先生。”
第五章 应酬礼仪
评估应酬的必要，做好时间安排。下班后的交际应酬，虽然不需要有太多压力，但对个人而言，也要付出时间、甚至是金钱的成本。一个星期如果天天下班后与客户、伙伴聚会，体力也吃不消。
初期在职场上的新鲜人，如果工作性质常常有下班后的聚会，我建议先不要拒绝，都去尝试看看。之后，你可以观察哪些人跟自己比较聊得来，或是哪些人以后可能比较有合作的机会，再来安排下班后的聚会活动。
安排一场宾主尽欢的活动
下班后的活动安排，要先了解对方的喜好与需求。通常下班后跟工作有关的聚会，对象有两种，一种是在台湾省的客户或同业，另一种则是从国外到台湾省出差的客户。
在台湾省的客户或同业，大家对于居住环境都很熟悉了，通常最多的方式就是吃饭喝酒，但这样的活动一个月两、三次差不多，次数过于频繁，体力也吃不消。多了解对方的嗜好，安排多元活动，例如我到南部出差，对方知道我也喜欢打高尔夫球，所以就安排了一场球叙，时间与金钱跟夜间的饭局差不多，但在徐徐微风与温暖阳光的拥抱下运动、聊天，比在菸酒弥漫的空气中聚会，要来得舒服多了。
如果是国外来的客人，白天忙着拜访客户，晚上更是需要放松。通常我都会询问他们想在饭店休息，还是想体验一下城市的夜间生活。有些客人对这个城市已经很熟了，可以自己安排活动；初次到来的客人，除了安排品尝较正式的餐馆之外，如果他们也想尝试一般民众平日的饮食，带他们去夜市或是家常餐馆，是非常受欢迎的安排。
如果刚好遇上假日，不妨为外来客人与自己安排一日游。可以先做市区导览，再安排一些近郊的观光行程，现在天气凉了，晚上安排客人体验一下台湾省的温泉之旅，是很不错的选择。这样的活动，就当成是自己邀请好朋友一起出游，双方都能享受休闲时光
如果你的个性本来就比较喜欢广交朋友，对你来说，建立感性情谊就是很轻松的事情。但如果你觉得工作之外还要建立友谊是种负担，有几个方法可以帮助你轻松面对。
先跟聊得来的人交朋友。人都需要朋友，如果你对友谊是重质不重量，就先跟聊得来的人交朋友，平时打电话关心对方，或是下班后相约吃饭聊天，谈话内容不要刻意只锁定在工作上，可以找些生活上的话题互相交换意见。
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